首页 > 就业频道 > 就业杂志 > 职场茶座
你,了解秘书职业么?
2012年11月30日 15:42   来源:程林盛

  自从1952年美国两位资深秘书提议政府设立秘书节(周),后由国际专业秘书协会(Professional Secretaries International 简称PSI,现已改为国际行政专业协会International Association of Administrative Professionals,简称IAAP)确认设立秘书周和秘书节以来,它已被世界各国广泛采纳。每年四月的最后一个完整星期是“国际秘书周”,该周星期三为“国际秘书节”。目的是为肯定秘书工作者所做出的贡献,并鼓励年轻朋友们投入秘书专业生涯发展。这也是国内外仅有的几个以职业命名的节日之一,其他如护士节、记者节、教师节等。可见,秘书节(周)对全世界在这个岗位上辛勤奉献的工作人员是一个非常有意义的肯定。

  文/程林盛

  今年是第61个秘书周和秘书节,同时也是秘书周和秘书节60周年纪念日,时间为4月22-28日,25日为秘书节。这也是继去年11月秘书学被我国教育部正式列入本科专业目录后的第一个节日,也算是给秘书节(周)的一份厚礼。

  ◎秘书的角色认知

  “秘书”这个职业一路走来,的确不平凡。从古代的史官、师爷、秘书郎等幕僚性质的官职,到如今各行各业都不可缺少的一个常设性职位,其角色也不再仅仅是上司的“抄写员”、“录字员”、“接线员”等“打杂人士”,而是已成为从事专业的行政管理工作者。这一发展使得秘书的传统角色不断褪色,而增色点却更多地体现在沟通性和管理性工作上,逐渐成为“决策者的守门人”、“主管与员工的桥梁”、“组织的门面”、“主管的情报中心”,其角色的发展正不断凸显这个职业的重要性。

  ◎秘书的职业定位

  据不完全统计,目前秘书职业已经进入热门行业排行榜,甚至在部分地区被列入前十名,当我们走在招聘现场时也会看到很多秘书、助理、行政专员等岗位招聘,只是从职业角度而言,这一职业的定位还有待凝聚。从秘书职业发展来看,它正由打杂型走向专业化、职业化和社会化。在制度层面,国际上早有各种关于秘书职业的资格和从业认证,如剑桥办公管理国际证书考试、LCCIEB(伦敦工商会考试局)秘书证书考试、IAAP(国际职业秘书协会)秘书资格考试等;在国内,我国原劳动与社会保障部于1997年制订了《国家职业技能标准(秘书)》《国家职业资格鉴定规范(秘书)》,并于1998年试行了国家秘书职业资格鉴定考试,2000年出台《招用技术工种从业人员规定》,其中包含了秘书职业需持证上岗。这是我国秘书职业制度化、专业化和职业化的开端,随着今天秘书学正式进入本科目录,其社会价值还将进一步体现,这是对高等秘书学教育的肯定与促进,同样也是对社会职业规范化管理的开始。

  同时,我们还需要各行各业的用人单位,用新的眼光认识秘书这个职业。2012年秘书节(周)的活动主题已由国际行政专业协会发布,为“秘书,办公室的脉搏”(Admins,the Pulse of the Office),他们认为:“过去六十年,由于新工具、新科技以及经济与文化的影响,带来行政岗位的巨大转变,行政人员(秘书)是办公室内稳定而有效率的核心,能确保职务在精确、准时而又节约的状况下执行完毕。在如此复杂的经济形势下,行政人员就是各项事业的引擎;在这个需要准确、快速、高效处理信息的时代里,行政人员(秘书)就是‘数据大师’(masters of data)。他们在执行这些任务的时,还需担当传统角色下成为许多顾客、客户和员工的守门人(gatekeepers)。因此,他们就是:办公室的脉搏。”脉搏是生命运行的象征,脉搏的正常搏动代表着组织的正常运转,一个主管对其脉搏的掌管,就基本掌控了整个组织的运转。所以,秘书职业在今天的行业发展、组织运转中起着关系组织命脉的作用。但究竟有多少行业与单位能够正视这个“脉搏”,需要各大单位与行业对秘书重新定位。

  ◎秘书的职业建设

  秘书职业的重要定位,也决定了秘书人才的创新培养。当前走向职场的秘书工作者,要么是高职高专的技术性秘书,他们主要擅长于打理杂务;要么是本硕的文科非秘书专业毕业生,他们由于没有接受秘书专业的科班训练,对秘书这个职业的角色认知还不够明朗,在岗位上依旧是扮演处理杂务的角色,使得秘书这一职业在人们心目中成为“打杂”的代名词,致使秘书职业的发展始终畸形,甚至秘书学科的建设都无法取得突破,在整个教育领域,特别是本科以上都处于边缘地位。现在秘书学已经名正言顺,有了自己的“地盘”,从原寄生于汉语言文学等文科类专业下的母子学科变为脱胎于其的姊妹学科,并且逐步向管理学科靠拢,希望秘书教育能够趁着这次契机,深化秘书学专业教育,提升职业秘书的社会知名度与认可度,推进秘书技能的专业化、秘书工作的规范化、秘书观念的职业化、秘书制度的系统化、秘书职责的制度化,我以为这是秘书学学科建设的一个目标。

  秘书职业化体系的构建需要秘书学教育界、秘书职业界、用人单位和国家人力资源主管部门合力完成,将已有的制度与规范落到实处,并配套完善秘书从业者的社会保障体系、用人机制与培训体系以及职称评定体系,从而开拓秘书职业正常发展的渠道,避免因秘书用人过程中的不规范而造成的秘书腐败、秘书跳槽、工作不力等负面效果,使得秘书职业走上职业秘书发展的健康轨道,以适应日益激烈的市场竞争和市场经济发展,从而推动社会工作效率的提高与人力资源的合理配置,达到人尽其才、岗尽其责、事尽其成的良好局面。

  ◎优秀职业秘书的必备条件

  秘书这一职业尽管在我国的现代化进程中逐步被各行各业所重视,但在我们的社会中却还有很多误解,常被人们当作“吃青春饭”、“小蜜(秘)”、“女性专属职业”、“潜规则”、“性骚扰”等敏感或揶揄的谈资。事实上,秘书职业是非常严谨的,它对从业者有很高的要求。特别是在现代化的办公环境和复杂的人际关系环境下,秘书必须能够积极应变、创新思维、善理事务、创造经验、敬业乐群、崇尚道德、追求卓越。

  21世纪的秘书绝不能再像传统秘书那样被动适应环境,总是抱着消极的心态去等待主管的命令而行事。他们必须具备秘书工作者应有的基本素养(如忠诚、保密、高尚、任劳任怨等)、基本知识(如写作、文书、档案、秘书、财务、法律等)和技能(如办公自动化、摄影等),更重要的是要具备能够适应职业社会中处理复杂事务和应对危机的能力(如信息鉴别和整合能力、心理减压能力、公关能力、国际交流能力、时间管理能力、人际关系管理能力等)。这是新世纪对职业秘书的要求。

  同样地,公司/企业或组织也要为职业秘书的发展创造良好的环境,如制定优越的企业文化、实施人性化的公司/企业或组织管理、制定明确和规范的秘书工作制度,为职业秘书发挥其自身能量提供帮助。

  21世纪是一个变动的时代,在这个时代里,谁掌握了信息谁就能占据主动,秘书这一角色在信息处理上有绝佳机会与能力,特别是高级秘书今后将会承担以决策为核心的领导性参谋工作。因此,今天的秘书将比以往任何时候更要充实自己的资讯接获与处理能力,从而不断提高自身适应社会的竞争力。